Responsable Ordonnancement et Planification - Jennifer LEDAN (GB-IAAL 2014) - TLC (Toute La Charcuterie)

Le métier : Responsable Ordonnancement et Planification
L'entreprise : TLC (Toute La Charcuterie)
Le secteur d'activité : Agroalimentaire

Présentation du métier :

Je suis chargée de déterminer les besoins en produits finis. Pour cela, je dois estimer les ventes d'une semaine à l'autre et faire fabriquer les justes quantités qui seront vendues, de manière à n'avoir ni surstock, ni ruptures de stock.   Etant donné que TLC appartient au groupe Loste Tradi France, l'entreprise ne fabrique pas tous les produits qu'elle vend. En effet, certains produits sont achetés au groupe afin d'être revendus tels quels, sans transformation. De ce fait, je ne planifie pas que les productions, mais également les achats de produits au groupe.  Au final, j'établis des plannings sur lesquels j'indique les dates d'entrées en stock ainsi que les quantités souhaitées. Concernant les produits fabriqués à l'entreprise, les Responsables de Production se chargent ensuite d'organiser le personnel et les achats de matières premières afin de répondre à ma demande. Concernant les achats de produits au groupe, je me charge de passer les commandes en tenant compte du délai d'obtention des produits.

Comment décririez-vous une journée type au travail ? Quelles tâches effectuez-vous régulièrement ?

En général, je commence à 8h30.   Rapidement, je passe les commandes de produits achetés au groupe car celles-ci doivent être passées avant midi. Pour connaitre les quantités à acheter, je m'aide du logiciel informatique. Il me donne les stocks, les entrées en stocks (prévues et réelles) ainsi que les ventes. En fonction de la durée de stockage des produits, de l'historique des ventes de l'année précédente et des opérations promotionnelles en cours, j'estime les ventes qui devraient avoir lieu la semaine suivante. Je commande de façon à couvrir un peu plus que ces ventes au cas où elles seraient plus importantes que mon estimation.  Concernant les produits fabriqués par l'entreprise, le planning de production est réalisé tous les mercredis. J'utilise la même logique pour connaitre les quantités à fabriquer. Cependant, je dois intégrer la contrainte de taille de lot (le "par combien" les produits sont fabriqués) ainsi que le temps de fabrication. En effet, pendant les 4 ou 5 jours nécessaires à la fabrication, le stock des produits diminue. Il faut donc faire attention à déterminer les besoins assez tôt pour ne pas générer de ruptures de stock.  En général, les après-midi, je m'assure que nous ne risquons pas d'avoir de ruptures de stock ou de surstock, je me renseigne sur les opérations promotionnelles (dates, types de promo, durées, quantités à prévoir, ...). De plus, j'essai d'organiser mon travail du lendemain matin car les matinées sont intenses. Je travaille également sur d'autres projets annexes à ma fonction et participe à des réunions.  En général, je termine vers 18h-18h30.

Quelles compétences sont nécessaires pour effectuer votre métier ? Quelles qualités doit-on avoir ou développer pour réaliser votre quotidien ?
Compétences nécessaires :   - être organisé. En effet, le rythme de travail est très intense le matin. Il faut connaitre toutes les commandes d'achats de produits au groupe devant être faites afin de ne pas les oublier (il y a des jours de commandes à respecter pour certains produits).  - La concentration et la rigueur. Le métier de Responsable Ordonnancement et Planification est directement lié  à la rentabilité de l'entreprise. En effet, en cas de rupture de stock, il n'y a pas de ventes et donc pas de chiffre d'affaire. D'autant plus que si les ruptures de stock sont régulières, les clients peuvent se lasser et se tourner vers d'autres fournisseurs. Dans le cas de surstock, si les produits ne se vendent pas avant leur date de consommation, ils doivent être détruits. Dans ce cas, l'entreprise perd de l'argent car elle a fabriqué un produit qui ne pourra être vendu et en plus, elle paye sa destruction. De ce fait, il faut réfléchir et être très concentré lorsque l'on estime les ventes car une petite erreur d’inattention peut avoir de grandes conséquences financières.  - Savoir relativiser, prendre sur soi, se maîtriser et gérer son stress. En effet, lorsque l'on fait ce métier, il faut s'attendre à devoir rendre des comptes à chaque rupture de stock ou destruction pour cause de péremption. En cas de rupture, le Directeur, le Responsable du magasin et les Commerciaux (qui représentent les clients) viennent demander des explications et faire part de leur mécontentement. En cas de destruction, ce sont le Directeur et le Contrôleur de Gestion  qui  cherchent à comprendre ce qu'il s'est passé (mauvaise estimation de ventes, erreur de fabrication, promotion qui n'a pas fonctionné....)  - Avoir une bonne capacité de communication. En effet, le Responsable Ordonnancement et Planification est l'intermédiaire de plusieurs services de l'entreprise. Lorsqu'il prévoit une rupture de stock, il doit en informer le Responsable du Magasin et les Commerciaux. Lorsque les Commerciaux  lancent des opérations promotionnelles, il doit discuter avec eux afin de connaitre l’impact de cette promo sur les ventes. Il doit ensuite informer à l'avance les Responsables de Production afin qu'ils anticipent les besoins en matières premières, et informer également le Responsable de magasin afin qu'il s'attende à ce que les stocks augmentent. Enfin, il doit demander des comptes aux Responsables de Production lorsque les quantités demandées n'ont pas été fabriquées ou n'ont pas été fabriquées dans les temps.

Un dernier commentaire sur votre métier : pourquoi votre métier c'est le meilleur job au monde ?
Parce que c'est un métier qui est à la fois routinier et imprévisible.  Routinier dans le sens où les activités d'une semaine à l'autre sont identiques (le matin = commandes de produits au groupe, le mercredi = planning, etc). Mais pour moi, routinier, ce n'est pas péjoratif. En effet, cela me permet de savoir chaque jour ce que je dois faire et de pouvoir m'organiser.  Imprévisible parce que tous les jours, il y a des problèmes à régler. Et ces problèmes ne sont jamais les mêmes et n'ont pas les mêmes conséquences. Par exemple, une rupture de stock est un problème. Je dois en effet me renseigner sur la date de la prochaine entrée en stock, voir si on peut décaler les fabrications ou les achats afin que le produit arrive plus vite en stock, voir si on peut remplacer le produit en rupture par un autre du même type, faire en sorte que les clients soient prévenus, etc. De plus, le degré de gravité de la rupture de stock et donc du problème est dépendant du produit et du client. Si le produit est un "best-seller", de nombreux clients seront mécontents, si le produit est destiné à une cantine scolaire pour consommation ce jour, ce sont des enfants qui n'auront pas de repas, si la rupture a lieu pendant une opération promotionnelle chez une GMS, c'est le client qui se retourne contre nous.  Mais il n'y a pas que des ruptures de stock à gérer. il y a également les pannes des machines, les absence des opérateurs, les ruptures de stock des fournisseurs de matières premières... Bref, autant de problématiques qu'il faut intégrer et qui rendent ce métier passionnant.


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